Hvordan synkronisere Outlook.com e-postkategorier med Outlook 2013

Mange av oss som bruker Outlook.com liker også å dra nytte av å synkronisere med Outlook 2013 (a.k.a. Outlook-skrivebord) for å få tilgang til vår e-post via denne Office-applikasjonen.

Dessverre har denne synkroniseringen noen begrensninger og svakheter. Den jeg har lagt mest merke til i min erfaring er at som standard ikke er synkroniserte e-postkategorier som vises i Outlook.com (Outlook-kategorier er tilsvarende av Gmail-etiketter). Men ved å undersøke fant jeg en løsning som lar yes we see i Outlook 2013 kategorier tildelt hver e-postDette innlegget forklarer hvordan du implementerer det steg for steg.

Hvordan Outlook-kategorier fungerer

Først og fremst synes jeg det er greit å forklare hva som er særegenhetene ved Outlook som fører oss til dette problemet, men samtidig la døren stå åpen for løsningen (selv om du vil kan bla og gå rett til løsningstrinnene).

"

Da vi begynte å bruke Outlook.com (webmail) fant vi ut at dette det finnes allerede en rekke kategorier og filtre som standardsom fungerer uten at vi trenger å konfigurere noe. Blant disse standardkategoriene finner vi følgende:"

• Sosiale oppdateringer: Gruppe-e-poster fra Twitter. Facebook, LinkedIn og lignende
• Nyhetsbrev: er tildelt reklame eller informative nyhetsbrev fra selskaper
• Grupper: er tilordnet alle e-poster fra distribusjonslister som Google-grupper)
• Dokumenter eller bilder: er tilordnet i henhold til vedleggene i e-postene
• Forsendelsesoppdateringer: Gruppeproduktfraktsporingse-poster

E-poster tildeles disse og andre kategorier ved hjelp av filtre som kommer som standard, som vi ikke kan redigere eller til og med vet hva reglene er. Vi kan imidlertid opprette nye filtre som tildeler e-post til disse kategoriene. Hvis vi for eksempel oppdager at kategorien Sosiale oppdateringer savner e-poster fra Pinterest, er en ny regel mulig slik at slike e-poster blir tilordnet den kategorien.

Det er også mulig å opprette nye kategorier, som du kan lage tilhørende filtre og regler for, og det er også mulig å merk manuelt e-poster for å tildele dem en kategori, enten opprinnelig eller brukeropprettet.

"

En gang her, hvis vi åpner Outlook.com gjennom Outlook 2013 og vi har opprettet noen brukerkategorier>, viser den sistnevnte (og bare sistnevnte), men i en begrenset måte. Kategorier i Outlook 2013 har farger og lar deg utføre søkehandlinger, men disse kategoriene synkronisert ved første øyekast gjør det ikke. Bare en fargeløs blokk med navnet på kategorien vises."

"

Hva ville skje hvis vi i Outlook 2013 opprettet en kategori med nøyaktig samme navn, og tildelt en farge til den? Svaret er at fungerer for våre formål. Ved å opprette en tilsvarende kategori vil alle Outlook.com-e-poster med en etikett med det navnet vises i Outlook 2013 med dens tvillingkategori>"

Problemet vi har igjen å løse nå er hva du skal gjøre slik at de opprinnelige kategoriene også synkroniseres. Slik løser du det og oppnår full synkronisering.

"Første trinn: Konverter alle Native Outlook-kategorier til brukerkategorier"

"

Som forklart før, er informasjonen fra de manuelt opprettede kategoriene allerede tilgjengelig i Outlook på skrivebordet, men ikke fra de opprinnelige taggene som Microsoft inkluderer som standard i sin webmail. For å løse dette må vi konvertere disse kategoriene til brukerkategorier"

Vi kan oppnå dette ved å lage et filter/regel med følgende struktur:

"

For å lage regelen må vi klikke på alternativknappen i øvre høyre hjørne, velg Administrer regler>"

"

Dette må gjentas for alle de opprinnelige kategoriene som vi ønsker skal vises i Outlook 2013. Og ideelt sett er kategorien bruker> "

"

Når det er gjort, vil vi sannsynligvis skjule de opprinnelige opprinnelige kategoriene, slik at vi ikke har etikettlisten oversvømmet med duplikater. Vi kan gjøre dette fra Administrer kategorier-panelet>"

Ved å gjøre dette slipper vi å måtte se dupliserte kategorier, og samtidig kan vi kun jobbe med kategorier som kan synkroniseres med skrivebordet. Men vi trenger ett trinn til for å fullføre trikset.

Andre trinn: Opprett i Outlook 2013 en tilsvarende kategori for hver Outlook.com-kategori

Nå må vi bare lage ekvivalentene i Outlook 2013. For å gjøre dette må vi gå til vinduet Kategorier (Hjem-fanen > Kategoriser > Alle kategorier) og opprett ny kategorier som har nøyaktig samme navn som Outlook.com-etikettene som vi ønsker å synkronisere. Hvis det er en forskjell på 1 tegn, vil ikke Outlook samsvare mellom etiketten som kommer fra serveren og den vi nettopp opprettet, så du må bekymre deg for å matche navnene.

Så tildeler vi en farge til hver og en, og hvis vi vil, en hurtigtast, og det er det! , vil alle Outlook.com-e-poster som synkroniseres fra nå av inkludere den tilsvarende kategorien eller fargeetiketten. Best av alt er det ekte synkronisering, så når du tildeler en etikett til en e-post fra skrivebordet, vil denne endringen gjenspeiles på serveren ( så lenge den lokale og serverkategorinavn samsvarer).

Bonus: raske søk fra kategorier

For å få enda mer ut av kategoriene kan vi forankre dem til hurtigtilgangslinjen (listen over knapper som er over båndet) et filter for å gjøre raske søk i henhold til kategori.

"

For å gjøre dette må du først aktivere søkemodus>" "

Selvfølgelig gir Outlook-søket som standard oss ​​resultater fra alle e-postmapper når du starter søket fra innboksoppføringen, og dette atferd påvirker også kategorifilteret som vi nettopp festet.Hvis vi ønsker å endre det for å få resultater kun fra gjeldende mappe, må vi gå til Fil (blå knapp) > Alternativer > Søk og der velge Inkluder resultater kun fra gjeldende mappe. Hvis vi i fremtiden ønsker å gjøre et søk som inkluderer alle mappene, er det ikke noe problem, for i søkepanelet er det muligheten til å endre dette alternativet for spesielle tilfeller (uten å endre standard alternativet)."